Alles digital! Wie ihr euer Online-Event erfolgreich organisiert

Veröffentlicht in Corona, How to do am 12.03.2021
von Doris Reinholz

„Virtuelle Events“ oder „Hybride Events“ sind Begriffe, die zugegebenermaßen recht futuristisch klingen. Dabei war der erste Livestream der Welt schon 1993 online. Er zeigte Webcam-Bilder einer Kaffeemaschine bei der Arbeit. Das IT-Team der Cambridge University war zu faul, mehrmals am Tag zu schauen, ob noch Kaffee da ist. Deshalb hielten sie die Maschine per Webcam im Blick.

Heute ermöglichen vielfältige technische Möglichkeiten eine ganz neue Form des virtuellen Kontakts. Von virtuellen Museumsführungen, Konzerten, Online-Unterricht bis hin zu Live Q&A-Sessions mit Astronauten im Weltall.

Ein virtuelles Event kann vom privaten Online-Bier bis zum mehrtägigen Festival reichen. Gerade in dieser kontaktarmen Zeit ist es umso wichtiger, sich weiterhin zu vernetzen und auszutauschen. Ein gemeinsames Event zu organisieren kann hier ungemein helfen, die Sehnsucht nach Kontakt zu stillen. Ihr übt euch gemeinsam im Teamplay, in Kommunikations- und Konfliktfähigkeit und es macht einfach Spaß, vor allem wenn danach ein cooles Event dabei herauskommt! Dazu könnten euch auch diese Artikel über Konfliktfähigkeit, erfolgreiches Delegieren, oder über die verschiedenen Persönlichkeitstypen in einem Team interessieren.

Diese Schritte sind beim Organisieren eines Online-Events zu beachten

Was ist eure Message?

Welche Art von Erlebnis wollt ihr vermitteln? Welchem Stil wollt ihr folgen, welche Zielgruppe soll erreicht werden? Was ist eure Message dahinter? Nehmt euch hier genügend Zeit zum Träumen und Visionieren. Das ganze digital zu gestalten, bietet viele neue Möglichkeiten, die auf einem normalen Festivalgelände gar nicht möglich wären!

Mit welcher Plattform soll das Event erstellt werden?

Für das Veranstalten eines Online-Events gibt es inzwischen eine Vielzahl unterschiedlicher Plattformen. Wenn ihr einen informativen Event veranstalten wollt, wie z.B. ein Webinar, dann sind diese Plattformen die Richtigen für euch:

6connex: für jeden Browser und alle Geräte (ohne Download).

Crowdcast: Teilnehmer können über eine einheitliche URL einsteigen. Zur Verfügung stehende Tools sind integrierte Registierungsformulare, Analytics, wiederholte Wiedergabe, etc.

Aber auch ganz normale Videocall-Dienste, wie z.B. jitsi.org oder fairmeeting.net sind als nicht-kommerzielle Plattformen zu empfehlen. Wenn ihr darüber allerdings Musik öffentlich schalten wollt, wird diese genau so GEMA-pflichtig, wie bei physischen Events. Bei den Streaming-Diensten der Social-Media Plattformen ist diese Gebühr schon mit inbegriffen. Das tun Facebook & Co. um möglichst viel Content zu liefern. Egal, welche Plattform ihr nutzt: informiert euch vorher nochmal ganz genau, ob eure Musik GEMA-pflichtig ist.

Live oder On-Demand?

Wollt ihr die Veranstaltung live ausstrahlen, oder kann der Content auf Abruf (on-demand) jederzeit angesehen werden?

Wo findet euer Event statt und wer darf zusehen?

Wo soll der Content ausgestrahlt werden? Über die oben genannten Streaming-Anbieter, über Social-Media-Plattformen oder vielleicht sogar über ein ganz eigenes Streaming? Und wollt ihr euer Event nur für bestimmte Personen freischalten, z.B. Tickets dafür verkaufen, oder wollt ihr es für Jeden anbieten?

Wann soll es stattfinden?

Wie bei einer physischen Veranstaltung, empfiehlt es sich zu prüfen, ob am favorisierten Datum ähnliche Veranstaltungen stattfinden oder der Tag auf einen Feiertag fällt.

Wie soll die Veranstaltung beworben werden?

Überlegt euch, wie ihr eure Veranstaltung bewerben wollt. Möglich ist ein Newsletter via Email oder auch das Bewerben in einschlägigen Facebook- oder Telegramgruppen. Und wie wär’s zum Beispiel mit einem Event-Countdown auf einer Social-Media-Plattform? Haltet euch in den Einladungen kurz und hebt die Highlights des Events hervor. Habt ihr z.B. einen bekannten Referenten eingeladen? Bezieht ihr euch auf ein bestimmtes Diskussionsthema? Welche Künstler werden mit dabei sein? Bittet auch insbesondere diese, das Event mit ihren Fans zu teilen.

Pannen vermeiden!

Wenn ihr schon mal physische Events organisiert habt, kennt ihr das bestimmt: eine technische Störung, ein plötzlicher Wetterumschwung oder ein Künstler, der zu spät anreist. Auch bei Online-Veranstaltungen können Pannen auftreten, denen aber sehr einfach vorgebeugt werden kann. Bereitet z.B. Backups von Bildern und Präsentationen vor, falls eine Datei unvorhergesehener Weise unbrauchbar wird oder nicht mehr auffindbar ist. Wenn es euch möglich ist, führt vorab eine Generalprobe durch. Denkt dran: nicht all eure Gäste, Künstler und Referenten sind technikaffin. Beugt auch dem vor, indem ihr mit den Teilnehmern vorab alles Wichtige besprecht. Bereitet für die Gäste leicht verständliche Anleitungen oder FAQs vor. Vielleicht ist es euch sogar möglich, eine Person als technischen Support einzusetzen, dessen Kontaktdaten ihr gut sichtbar mit euren Gästen teilt.

Gestaltet eure Räume interaktiv!

Nach mehreren Monaten Lockdown kennt ihr das bestimmt auch: Ihr nehmt an einem Online-Event teil, was euch wirklich interessiert, doch schon nach wenigen Minuten vor dem Bildschirm fühlt ihr euch einfach nur lahm gelegt. Schuld daran ist die fehlende Interaktion. Überlegt euch für euer Event also, wie ihr möglichst alle Gäste mit einbinden könnt, um das Event so interaktiv wie möglich zu gestalten. Bittet eure Zuschauer, über ein Chat-Tool Fragen zu stellen. Baut Umfragen und Quizspiele ein. Oder wie wäre es z.B. mit einer Fotowand, wo die Gäste Fotos hochladen können, die sie beim Feiern in den eigenen vier Wänden geschossen haben? Und: fragt einfach eure Teilnehmer - und zwar schon in der Planphase - wie sie während des Events abgeholt werden möchten. So entsteht schon davor ein reger Austausch und ein gemeinsames kreatives Schaffen.

Nun wünschen wir euch viel Spaß beim Organisieren und Feiern eures Online-Events!

Quellen: https://blog.hootsuite.com/de/virtuelles-event/ wwww.angage.com https://www.bbc.com/news/technology-20439301

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